Waarom Procesmanagement?

Procesmanagement is gericht op het verbeteren van bedrijfsprocessen door het beter op elkaar afstemmen van mensen, middelen en concepten. In veel organisaties worden de bedrijfsprocessen en informatiesystemen steeds complexer. Ook worden steeds hogere eisen gesteld. Klanten willen kwaliteit en snelheid. Overheden stellen wetten en regels op, zowel lokaal, nationaal als internationaal. Denk aan privacy, fiscale wetten, veiligheid, kwaliteit, milieu. Organisaties kunnen daarnaast ook eigen regels opstellen.

Procesmanagement is vooral het managen van de samenhang

  • Samenhang tussen organisatie en omgeving: klanten, producten/diensten, leveranciers, partners
  • Samenhang tussen de procescomponenten zoals: processtructuur, organisatie, klant, producten/diensten, wetten en regels, kwaliteits- en prestatienormen, risico’s en maatregelen, enz.
  • Samenhang tussen de diverse disciplines: processen analyseren ontwerpen, procesarchitectuur, processen uitvoeren, controleren en rapporteren, IT beheer en ontwikkeling, procesverbetering, enz.

Wie?

Vanuit een organisatorisch standpunt moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor een bepaald bedrijfsproces, wie erbij betrokken zijn wat betreft uitvoeren, controleren en aanpassen.

Wat?

Procesmatig is inzicht nodig in het procesverloop, de aaneenschakeling en volgorde van acties, wie welke acties uitvoert, wie welke beslissingen neemt. Hier komen de aspecten uitvoeren, monitoren, controleren, rapporteren aan de orde. Als het resultaat niet aan de verwachtingen voldoet, dan is bijsturen nodig, of misschien moet het proces aangepast worden.

Welke informatie?

De meeste bedrijfsprocessen worden tegenwoordig ondersteund door geautomatiseerde informatiesystemen. Daarbij speelt de vraag welke gegevens nodig zijn bij het proces. Denk bijvoorbeeld aan gegevens van klanten, orders, facturen, maar ook over voortgang en status van het proces en rapportage daarover. Een organisatie kan deze systemen zelf (laten) ontwikkelen of gebruik maken van standaard pakketten. Als bepaalde processen of de output ervan niet aan de verwachtingen voldoet, dan kan het nodig zijn die aan te passen, inclusief de bijbehorende informatiesystemen.

Processpecificatie: voor wie?

Heldere processen, goede processpecificaties zijn van belang, voor management, gebruikers, ict-ontwikkelaars en -beheerders en eventueel externe betrokken partijen, omdat dat heldere communicatie mogelijk maakt over het proces en de bijbehorende informatievoorziening.

Integrale aanpak

Vanuit een procesgerichte aanpak kun je het proces beschouwen als ‘kapstok’ voor de daarmee samenhangende aspecten: organisatie (wie doet wat, wie is verantwoordelijk, rollen), input/trigger en output/resultaat, kwaliteit, wet- en regelgeving, beveiliging, doelstellingen, performance, risico’s en maatregelen, informatiesystemen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

4 × 4 =

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.