Regelmatig moet een bedrijfsproces aangepast worden, bijvoorbeeld:
- Omdat de wetten en regels veranderen
- Of omdat het bedrijf een andere werkwijze wil toepassen
- Of omdat het informatiesysteem verandert
- Of omdat er een probleem is geconstateerd, en zo kunnen er nog meerdere redenen zijn.
Als veranderingen aan een bedrijfsproces moeten worden aangebracht, dan is het wel handig om alvast een goede, maar vooral actuele processpecificatie te hebben, zodat iedereen hetzelfde “beeld” van het proces heeft. Dat bevordert de communicatie over het proces en de gewenste veranderingen en voorkomt dat men al te veel “langs elkaar heen” praat.